什么叫过录表

过录表是档案管理工作中的一个重要环节,它的主要作用是对档案资料进行校对,发现和纠正档案内容中的错误或遗漏,确保档案资料的真实性、准确性和完整性。

具体来说,过录表的工作流程如下:

1.收集需要过录的档案资料,这些资料的内容可能存在错误、遗漏或需要更新补充的地方。

2.制定过录计划,确定过录的内容和范围,指定过录人员,并做好过录前的准备工作。

3.对照原始资料,逐一检查档案内容,发现错误、遗漏或需要更新的内容。错误的内容需要标注并予以修正,遗漏的内容需要补充,需要更新的内容需要重新填写。

4.将发现的问题分类,如文字错误、数字错误、日期错误、人名错误、内容遗漏等,并一一标注在过录表上。

5.根据原始资料对过录表进行核对,修正过录表中的错误,确认需要更新和补充的内容。

6.根据过录表对档案资料进行修正,将需要更新和补充的内容填入对应位置,达到内容无误的要求。

7.过录结束后,过录人员在过录表上签字,作为质量保证,过录表随同档案资料一同保存。

8.更新电子档案记录,将过录过程中更新和修正的内容同步至电子档案,保持电子档案的同步更新。

综上,过录表是一种重要的档案管理技术手段,它通过系统全面地检查和修正档案内容,有效规范和控制档案质量,确保档案资料的真实完整,提高其实用价值。